Wie funktioniert das Bonus-Modul bei pxtra?

Mit dem Bonus-Modul kannst du Sonderzahlungen und einmalige bzw. planbare Zusatzleistungen für Mitarbeitende strukturiert, transparent und regelkonform über pxtra abbilden. Der gesamte Prozess, von der Planung über die Kommunikation bis zum Export für die Entgeltabrechnung, erfolgt zentral in der Plattform.

Das Bonus-Modul kann eigenständig genutzt oder mit allen anderen pxtra-Paketen kombiniert werden.

🎁 Welche Bonusarten gibt es?

⚠️ Wichtige Sonderregeln für die Auswahl:

1. Sachbezug: Nutzung als Benefit oder im Bonus-Modul
   Der Sachbezug kann im Bonus-Modul nur genutzt werden, wenn er deinen Mitarbeitenden nicht bereits als monatliches Benefit-Budget zur Verfügung gestellt wird. Eine parallele Nutzung würde zu komplexen Überschneidungen der monatlichen Freigrenze führen. Die strikte Trennung garantiert dir absolute Rechtssicherheit und eine einfache Verwaltung.

2. Besonderer Anlass: Rechtliches und Fristen
   Voraussetzung für diese steuerfreie Bonusart ist ein konkretes Ereignis (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt)

• • Wichtige Frist: Das Ereignis darf höchstens einen Monat vor dem gewählten Ausschüttungsmonat liegen. Bitte beachte, dass die Einhaltung dieser Frist in deiner Eigenverantwortung liegt.

  • Warum ist das so wichtig? Das Finanzamt fordert einen engen zeitlichen Zusammenhang. Da die eigentliche Gutscheinbereitstellung (der steuerliche Zufluss) immer erst im Folgemonat der Ausschüttung erfolgt, tickt die Frist-Uhr im Hintergrund weiter. Wenn das Ereignis maximal einen Monat zurückliegt, garantierst du, dass der spätere Zufluss sicher innerhalb des vom Finanzamt erlaubten Zeitfensters landet.

  • Tipp: Liegt ein Meilenstein länger zurück? Nutze einfach die Sachzuwendung (§ 37b EStG). Hier übernimmt das Unternehmen pauschal 30 % Steuern, es gibt aber keine Fristen zum Ereignis.

➕ Bonus anlegen in 7 Schritten

1. Navigiere in der Plattform zum Bereich Bonus und klicke auf “Bonus anlegen”.
2. Lege Titel und Beschreibung der Zuwendung fest.
3. Wähle die gewünschte steuerliche Behandlung.
4. Definiere den Auszahlungszeitraum.
5. Wähle die begünstigten Mitarbeitenden aus.
6. Verfasse optional eine Nachricht an die Mitarbeitenden (Vorlagen & Platzhalter verfügbar)
7. Prüfe alle Angaben und bestätige die Planung

Nach der Bestätigung wird die Bonusplanung angelegt und zum definierten Zeitpunkt aktiviert.

Einmalig oder Wiederkehrend: Wann nutze ich was? 

• Einmalige Auszahlung: Für unvorhersehbare oder einmalige Ereignisse (z. B. Hochzeiten, Projektboni, Geburten)

• Wiederkehrende Auszahlung: Du definierst eine Regel (z. B. Geburtstage oder alle 5 Jahre zum Jubiläum) und die Auszahlung erfolgt automatisch auf Basis der hinterlegten Mitarbeiterdaten.

Jubiläums-Logik
Hier wird zwischen zwei Varianten unterschieden:

• Einmalig: Erfasst einen spezifischen Meilenstein (z.B. gezielt das 10. Jubiläum)

• Wiederkehrend: Legt einen festen Rhythmus fest (z.B. alle 5 Jahre), der für jeden Mitarbeitenden individuell geprüft und automatisch ausgelöst wird

🔄 Was passiert nach der Aktivierung?

Nach der Bestätigung wird die Bonusplanung angelegt und durchläuft folgende Status-Phasen:

• Wartend: Erfolgreich hinterlegt. Der Prozess startet automatisch zum Startdatum.

• Aktiv: Die Ausführung läuft nach deinen festgelegten Regeln.

• Abgeschlossen: Alle Zahlungen wurden durchgeführt (dient nun der Dokumentation).

• Pausiert: Ausführung unterbrochen. Ausfallende Zahlungen werden nicht nachgeholt.

• Storniert: Vorgang beendet, keine weiteren Zahlungen.

Kommunikation & Fristen für Mitarbeitende 
Sobald ein Bonus ausgeschüttet wird, erhalten die Mitarbeitenden eine Nachricht in der pxtra App. Für die Kommunikation stehen dir Vorlagen, Platzhalter und Freitext zur Verfügung. Die Nachricht wird den Mitarbeitenden in der pxtra App angezeigt.

• Bei Gutscheinen: Mitarbeitende wählen ihren Wunsch-Gutschein selbst in der App. Dafür haben sie einen Monat Zeit. Die Gutscheine sind danach 3 Jahre gültig.

• Bei Gehaltsauszahlungen (Vollversteuert): Die Zahlung fließt direkt in die nächste reguläre Entgeltabrechnung.

• Bei Extern: Die Mitarbeitenden erhalten in der App eine Nachricht über die Zusatzleistung. Da keine Gutscheinauswahl nötig ist, müssen sie in der App nichts weiter tun. Die eigentliche Übergabe des Bonus übernimmst du flexibel außerhalb der Plattform

📤 Export & Weiterverarbeitung

Alle angelegten Boni werden beim Export strukturiert an dein Entgeltabrechnungssystem übergeben und automatisch der korrekten Lohnart zugeordnet. Du entscheidest völlig flexibel, welche Boni in den Export einbezogen werden. 

• Die Lohnart-Zuordnung konfigurierst du einmalig in den Einstellungen unter „Payroll-Export“ > „Benefits“.

• Nutzt du ausschließlich das Bonus-Modul, findest du die Einstellung unter „Unternehmen“ > „Payroll-Export“.

Die finale steuer- und sozialversicherungsrechtliche Verarbeitung erfolgt im jeweiligen Entgeltabrechnungssystem.

Disclaimer: Das Bonus-Modul stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Die Verantwortung für die korrekte Anwendung liegt beim Unternehmen.

Noch Fragen? Wende dich gerne an unseren Support: cm@pxtra.de