Mit dem Bonus-Modul kannst du Sonderzahlungen und einmalige bzw. planbare Zusatzleistungen für Mitarbeitende strukturiert, transparent und regelkonform über pxtra abbilden. Der gesamte Prozess, von der Planung über die Kommunikation bis zum Export für die Entgeltabrechnung, erfolgt zentral in der Plattform. Das Bonus-Modul kann eigenständig genutzt oder mit allen anderen pxtra-Paketen kombiniert werden. Es eignet sich für Unternehmen jeder Größe und für Leistungen, die punktuell ausgezahlt werden sollen.
📁 Voraussetzungen für die Nutzung
Damit du das Bonus-Modul nutzen kannst, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Bonus-Modul ist für dein Unternehmen aktiviert
- Die betreffenden Mitarbeitenden sind in pxtra angelegt
- Eine Export- oder Anbindungslösung für die Entgeltabrechnung ist eingerichtet (z.B. CSV, DATEV, Agenda usw.)
🎁 Welche Bonusarten gibt es?
Im Bonus-Modul stehen dir aktuell folgende Bonusarten zur Verfügung:
Sachbezug bis 50,00 € (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG)
- Steuer- und sozialversicherungsfrei
- Max. 50,00 € pro Monat / Mitarbeitenden
- Zusätzlich zum Gehalt
- Sachleistung (keine Barauszahlung)
- Umsetzung als Gutschein oder externe Sachleistung
Wichtiger Hinweis zur Nutzung:
Der Sachbezug kann im Bonus-Modul nicht genutzt werden, wenn er Mitarbeitenden bereits monatlich über das reguläre Budget zur Verfügung gestellt wird. In der aktuellen Version (v1) ist der Sachbezug unternehmensweit entweder als monatlicher Gutschein oder für Einmalzahlungen nutzbar – nicht parallel.
Alle anderen steuerlichen Behandlungen im Bonus-Modul (z. B. „Besonderer Anlass“ oder voll versteuerte Sonderzahlungen) sind davon nicht betroffen und uneingeschränkt nutzbar.
Besonderer Anlass bis 60,00 € (R 19.6 LStR)
- Steuer- und sozialversicherungsfrei
- Max. 60,00 € pro Anlass und Mitarbeitendem
- Sachleistung (keine Barauszahlung)
- Voraussetzung ist ein konkreter, sachlich begründeter Anlass (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Jubiläum, Beförderung, bestandene Prüfung)
- Umsetzung als Gutschein oder externe Sachleistung
Sachzuwendung nach § 37b EStG
- Pauschalversteuerung von 30 % und sozialversicherungspflichtig
- Max. 10.000,00 € pro Jahr und Mitarbeitendem
- Sachleistung (keine Barauszahlung)
- Umsetzung als Gutschein oder externe Sachleistung
Voll versteuerte Sonderzahlungen (§ 19 EStG)
- Steuer- und sozialversicherungspflichtig
- Keine Begrenzung der Auszahlungshöhe
- Barauszahlung
- Typische Anwendungsfälle: Bonuszahlungen, Prämien, Leistungszulagen, Provisionen
- Umsetzung über die reguläre Entgeltabrechnung oder externe Sachleistungen
➕ Bonus anlegen (Schritt für Schritt)
- Navigiere in der Plattform zum Bereich Bonus und klicke auf “Bonus anlegen”
- Lege Titel und Beschreibung der Zuwendung fest
- Wähle die gewünschte steuerliche Behandlung
- Definiere den Auszahlungszeitraum (einmalig oder wiederkehrend)
- Wähle die begünstigten Mitarbeitenden aus
- Verfasse optional eine Nachricht an die Mitarbeitenden
- Prüfe alle Angaben und bestätige die Planung
Nach der Bestätigung wird die Bonusplanung angelegt und zum definierten Zeitpunkt aktiviert.
🔁 Einmalig vs. Wiederkehrend: Wann nutze ich was?
Die Entscheidung zwischen einer einmaligen und einer wiederkehrenden Auszahlung hängt davon ab, ob die Zuwendung an ein festes Datum oder an ein individuelles und unvorhersehbares Ereignis geknüpft ist.
- Einmalige Auszahlung: Diese Option ist für Ereignisse vorgesehen, die nicht regelmäßig vorkommen (z.B Hochzeiten, Projektboni oder bestandene Prüfungen)
- Wiederkehrende Auszahlung: Du definierst eine Regel und die Auszahlung erfolgt automatisch. Dabei kann die Regel auf Basis von hinterlegten Mitarbeiterdaten (Geburtstag, Jubiläum) oder selbst gewählten Intervallen erfolgen
Verfügbarkeit
Grundsätzlich stehen für alle steuerlichen Behandlungen sowohl einmalige als auch wiederkehrende Auszahlungen zur Verfügung.
Eine Ausnahme bildet der besondere Anlass: Während Geburtstage und Jubiläen sowohl einmalig als auch wiederkehrend planbar sind, können alle weiteren Anlässe (z. B. Geburt oder Hochzeit) ausschließlich einmalig angelegt werden.
Jubiläums-Logik
Hier wird zwischen zwei Varianten unterschieden:
- Einmalig: Erfasst einen spezifischen Meilenstein (z.B. gezielt das 10. Jubiläum)
- Wiederkehrend: Legt einen festen Rhythmus fest (z.B. alle 5 Jahre), der für jeden Mitarbeitenden individuell geprüft und automatisch ausgelöst wird
Teilnehmerliste bei einmaligen Geburtstagen
Sobald ein einmaliger Geburtstagsbonus aktiv ist, können keine weiteren Mitarbeitenden mehr hinzugefügt werden (Entfernen bleibt möglich). Die Liste sollte daher vor der Bestätigung genau geprüft werden.
💬 Kommunikation mit Mitarbeitenden
Der Ablauf für Mitarbeitende unterscheidet sich je nach Auszahlungsart der Zusatzleistung:
🎁 Gutscheinbasierte Auszahlung
- Mitarbeitende erhalten eine Nachricht in der pxtra App
- Der Gutschein wird selbstständig in der App ausgewählt, entsprechend der Höhe der Zuwendung
- Auswahlfrist für Gutscheine:
- Sachbezug: Auswahl innerhalb von 1 Monat
- Alle anderen Zuwendungen: Auswahl innerhalb von 3 Monaten
- Nach Zustellung sind Gutscheine 3 Jahre beim jeweiligen Gutscheinpartner einlösbar
🤝 Externe Umsetzung (ohne Gutscheinauswahl)
- Mitarbeitende erhalten eine Nachricht in der pxtra App
- Die Nachricht informiert darüber, dass die Zusatzleistung extern umgesetzt wird
- Die weitere Abwicklung erfolgt durch das Unternehmen (keine Aktion durch Mitarbeitende erforderlich)
💶 Auszahlung mit dem Gehalt (nur bei voll versteuerten Sonderzahlungen)
- Mitarbeitende erhalten eine Nachricht in der pxtra App
- Die Nachricht informiert darüber, dass die Auszahlung mit der nächsten regulären Gehaltszahlung erfolgt
Für die Kommunikation stehen dir Vorlagen, Platzhalter und Freitext zur Verfügung. Die Nachricht wird den Mitarbeitenden in der pxtra App angezeigt.
📤 Export & Weiterverarbeitung
Alle angelegten Boni werden im Export automatisch der korrekten Lohnart zugeordnet.
- Die gewählte steuerliche Behandlung des Bonus bestimmt die verwendete Lohnart
- Die Lohnart stellt sicher, dass die Zahlung im Entgeltabrechnungssystem korrekt verarbeitet und versteuert wird
- pxtra übergibt die relevanten Informationen strukturiert an den Export
- Du entscheidest selbst, welche Boni in den Export einbezogen werden. Steuerliche Behandlungen und Auszahlungsarten können dabei völlig frei kombiniert und nach Bedarf einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.
Konfiguration der Lohnarten
Die Lohnart-Zuordnung für das Bonus-Modul findest du in den Payroll-Export Einstellungen unter dem Reiter “Benefits”.
👉 Zu den Einstellungen
Die finale steuer- und sozialversicherungsrechtliche Verarbeitung erfolgt im jeweiligen Entgeltabrechnungssystem.
🚨 Wichtige Hinweise
- Das Bonus-Modul stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar
- Die Verantwortung für die korrekte Anwendung liegt beim Unternehmen
- Bereits aktive Bonusplanungen sind nur eingeschränkt änderbar
🔧 Noch Fragen?
Bei Rückfragen oder Unsicherheiten wende dich gerne an unseren Support:
📧 cm@pxtra.de