Welche Benefit-Informationen finde ich im Payroll-Export und zu welchem Zeitpunkt?

Damit die Benefits, die du deinen Mitarbeitenden anbietest, korrekt auf der Gehaltsabrechnung vermerkt werden und ggf. Erstattungen (bspw. für Internetpauschale oder Essenszuschuss) erfolgen können, ist es notwendig, monatlich den Payroll Export in unserer Plattform zu erstellen und die Datei entsprechend an euer Steuerbüro oder eure Lohnbuchhaltung weiterzuleiten. Wie dies funktioniert, findest du hier. 

Welche Daten finden sich in dem Export und zu welchem Zeitpunkt? 

Je nachdem, welchen Dateityp du für den Payroll Export ausgewählt hast (Excel, DATEV, ...) kann die Ansicht etwas voneinander abweichen, doch folgende Informationen findest du immer im Export: 

• Personalnummer - für eine korrekte Zuordnung der Benefits zu euren Mitarbeitenden
• Art des Benefits - je nachdem, ob ihr Lohnarten-IDs an uns gemeldet habt oder nicht, in Form des Namens des Benefits oder der Lohnarten-ID
• Betrag des Benefits - dabei wird der tatsächlich genutzte Betrag angegeben. Dieser kann im Falle von belegpflichtigen Benefits (siehe weitere Informationen weiter unten) ggf. von dem eigentlich verblockten Budget abweichen, da weniger Belege oder andere Beträge eingereicht werden, als vorab bei Verblockung des Budget angegeben wurde.
• Abrechnungszeitpunkt - der Monat, in dem die Abrechnung über die Gehaltsauszahlung erfolgen sollte. Dieser entspricht dem bei Erstellung des Exports angegebenen Monat.

Der Zeitpunkt, ab wann die Benefits auf dem Export zu finden sind, kann je nach Art des Benefits unterschiedlich sein:

• Benefits mit keinem oder einmaligem Belegupload werden im Monat der Nutzung auf dem Export ausgewiesen.
  • Sachbezug (sobald der Gutschein in der App bereitgestellt wurde oder die USC Mitgliedschaft seitens :pxtra bestätigt wurde)
  • Internetpauschale
  • Kilometerpauschale
  • Erholungsbeihilfe (hier entspricht der Monat der Nutzung dem Monat des angegebenen Urlaubs, siehe weitere Informationen hier)
  • Betreuungskosten
  • Partnerbenefits: bAV + bKV, Fahrrad-Leasing, Hardware-Leasing

• Benefits mit regelmäßigem Belegupload (monatlich) werden erst im Folgemonat der Nutzung im Export dargestellt. Hintergrund ist, dass die Belege immer bis zum 5. des Folgemonats eingereicht werden können. Um Korrekturen in der Gehaltsabrechnung zu vermeiden, erfolgt die Auszahlung immer erst im Folgemonat, dh. Juli-Belege werden im Export für den August ausgewiesen und somit mit der Gehaltsabrechnung August ausgezahlt.
  • ÖPNV-Ticket
  • Essenszuschuss
  • Telefonkosten