In der Mitarbeitenden-Übersicht kannst du jederzeit neue Mitarbeitende anlegen.
Es gibt drei Wege Mitarbeitende zu unserer Plattform hinzuzufügen:
Um die Optionen zu sehen und zu nutzen, klicke oben in der Menüleiste auf den Reiter Mitarbeitende
Anschließend klickst du auf den Button +Hinzufügen oben rechts.
Nun kannst du wählen, ob du die Mitarbeitende manuell anlegen, importieren oder HRIS verbinden möchtest.
1. Manuell anlegen:
Wir benötigen 4 Pflichtangaben, um einen Mitarbeitenden im Profil anzulegen. Diese sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Personalnummer.
Über den Editier-Modus des Mitarbeiter-Profils können weitere / fehlende Information ergänzt werden, um ein vollständiges Mitarbeiter-Profil zu erhalten. Diese Informationen sind jedoch optional und können zum Teil auch von den Mitarbeitenden selbst in der App hinterlegt werden (bspw. Geburtsdatum).
2. Mitarbeitende importieren:
Hast du bereits die Daten deiner Mitarbeitenden in einer Excel-Übersicht? Perfekt! Dann kannst du diese hier direkt hochladen.
Alternativ kannst du auch eine Vorlage herunterladen, mit den Daten deiner Mitarbeitenden befüllen und wieder hochladen.
Sobald du deine Datei hochgeladen hast, kannst du über Weiter zu Step 02 gelangen, wo du die Felder deiner Datei den entsprechenden Informationen zuordnen kannst: bspw. Spalte A = Vorname, Spalte B = Nachname etc.
3. HRIS verbinden:
Wenn ihr eine HR-Plattform nutzt, könnt ihr über den Punkt HRIS verbinden einen automatischen Sync herstellen. Folgt dafür einfach dem Prozess in der Plattform, ihr werdet hier durch die einzelnen Schritte geleitet. Solltet ihr mehrere Firmierungen haben, die in :pxtra einzeln als Mandanten angelegt sind, jedoch über ein und dasselbe HR-System laufen, meldet euch bitte via cm@pxtra.de, dass ihr die Filteroption benötigt, damit wir dies entsprechend für euch aufsetzen können.
Sofern Ihr nicht Paychex Plus nutzt, wählt andere Integration und klickt auf Weiter. Ihr werdet nun gefragt, welche Daten wir aus euerer HR-Plattform lesen dürfen. Wichtig sind für uns die 4 Pflichtdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die Personalnummer.
Wir empfehlen zusätzlich dazu auch das Austrittsdatum. Hintergerund ist, dass wir im Falle eines Austritts einer Person 14 Tage vor dem Austrittsdatum eine E-Mail versenden und darauf hinweisen, dass er/sie bald keinen Zugriff mehr auf die App hat und ggf. noch Daten gesichert werden sollten - bspw. noch nicht (vollständig) genutzt Gutscheine. Sobald das Austrittsdatum erreicht ist, wird die Person auf den Status ehemalig gesetzt, hat keinen Zugriff mehr auf die App und auch die Benefits werden beendet.
Im nächsten Schritt bekommt ihr eine Übersicht der ausgewählten Punkte, in der ihr eure Angaben prüfen und bestätigen könnt.
Ihr könnt im weiteren Prozess nun eure HR-Plattform über die Suchleiste suchen und auswählen.
Wir haben hier beispielhaft Personio ausgewählt. Ihr könnt, bevor ihr eure erste Eingabe tätigen müsst, auf einen Connection Guide zugreifen, indem der gesamte Prozess zur Erstellung eines HR-Syncs inklusive Screenshots beschrieben wird:
Wenn ihr den HR-Sync erfolgreich abgeschlossen habt, werden die Daten eurer Mitarbeitenden automatisch in unsere Plattform übermittelt und ihr könnt fortfahren mit der Hinterlegung des Budgetsund der Einladung der Mitarbeitenden.