Wie kann ich firmeneigene Benefits in der App darstellen lassen?

Mit Custom Benefits hast du die Möglichkeit, unternehmenseigene Vorteile flexibel über unsere Plattform bereitzustellen. Über die klassischen Benefits wie Essenszuschüsse, Sachgutscheine oder Fahrrad-Leasings hinaus kannst du exklusive Leistungen integrieren, die perfekt zu deiner Unternehmenskultur und den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden passen.

Custom Benefits sind dafür konzipiert, regelmäßig laufende, monatliche Vorteile für eure Mitarbeitenden bereitzustellen. Das können unternehmenseigene Benefits wie Zuschüsse für firmeninterne Dienstleistungen, exklusive Vergünstigungen oder individuelle Programme sein, die euren Mitarbeitenden jeden Monat zugutekommen und eine kontinuierliche Wertschätzung zeigen.

Wichtig: Custom Benefits sind nicht für einmalige Prämien, unregelmäßige Zahlungen oder projektbasierte Sonderleistungen gedacht. Sie sind speziell dafür ausgelegt, langfristig und planbar zu sein, um den Mitarbeitenden eine konstante Unterstützung und Motivation zu bieten.

Bitte beachte, dass der Custom Benefit on top auf das bestehende Budget gerechnet wird. Das bestehende Budget deiner Mitarbeitenden bleibt unbeeinflusst und wird nicht reduziert.

Wie funktioniert es?

1. Damit ihr eure eigenen Benefits in der App anzeigen lassen könnt, schickt uns eine kurze Nachricht an cm@pxtra.de, sodass wir den Bereich Custom Benefit in der Plattform für euch freischalten können.

2. Anschließend könnt ihr in der Plattform eure Custom Benefits erstellen und einrichten. Über diese Klickstrecke könnt ihr den gesamten Prozess der Anlage und Einreichung nachvollziehen.

3. Sobald dein Custom Benefit erstellt wurde, erhalten wir eine Mail zur Prüfung des Benefits. Wonach wir bei der Prüfung gehen, findest du weiter unten im Bereich Richtlinien zur Einrichtung eines Custom Benefits.

4. Nachdem dein Custom Benefit freigegeben wurde, kannst du ihn deinen Mitarbeitenden zuweisen. Du hast die Option der automatischen Zuweisung und der manuellen Zuweisung.

Automatische Zuweisung: Der Custom Benefit wird allen Mitarbeitenden zugewiesen, bei denen es möglich ist. Die Zuweisung erfolgt über einen Standardwert, den du optional individuell anpassen. Hiergeht es zur Klickstrecke.

Manuelle Zuweisung: Der Custom Benefit wird nur ausgewählten Mitarbeitenden oder Mitarbeitenden-Gruppen zugewiesen. Hier geht es zur Klickstrecke.

Rechtliche Hinweise

Gleichbehandlungsgrundsatz

Custom Benefits sollten fair und diskriminierungsfrei angeboten werden. Unterschiede in der Zuteilung müssen sachlich begründet sein (z. B. Position, Arbeitszeitmodelle).

Steuerfreibeträge und Pauschalen

Benefits können steuerfrei oder pauschal besteuert werden. Bitte beachte auf die unterschiedlichen Freigrenzen und Freibeträge beim erstellen eines Custom Benefits.

Nachweise

Beachte bitte die Belege zu den Custom Benefits zu dokumentieren, aufzubewahren und dem Lohnkonto hinzuzufügen.

Mitbestimmungspflicht

Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, müssen Custom Benefits mit ihm abgestimmt werden, insbesondere wenn sie einen kollektiven Charakter haben (z. B. für alle Mitarbeitenden eines Bereichs).

Einfluss auf andere Benefits:

Beachte bitte, dass Custom Benefits Einfluss auf andere Benefits haben können.

Beispiele für Custom Benefits

Um dir den Einstieg zu Custom Benefits zu erleichtern findest du hier ein paar Beispiele:

Office-Massage
Office-Yoga
unternehmenseigenes oder örtliches Fitnessstudio mit einer Firmenfitnessmitgliedschaft
Weiterbildungsangebote
Zuschüsse für kulturelle Veranstaltungen
Zuschüsse für Kinderfreizeitprogramme
Zuschüsse für Schulmaterialien
Firmeninterne Kantine
…

Richtlinien zur Einrichtung eines Custom Benefits

Damit euer Custom Benefit erfolgreich in unserer Plattform freigegeben werden kann, überprüfen wir verschiedene Kriterien auf Plausibilität. Dies stellt sicher, dass der Benefit sowohl den Anforderungen unserer Plattform als auch den Bedürfnissen eurer Mitarbeitenden entspricht.

Nachfolgend findest du eine detaillierte Übersicht, worauf wir bei der Prüfung achten und wie du bereits bei der Einrichtung eines Custom Benefits mögliche Anpassungen berücksichtigen kannst.

1. Handelt es sich um einen echten Benefit?

Ein Custom Benefit muss einen echten Mehrwert für Mitarbeitende darstellen. Dazu gehören beispielsweise:

Zuschüsse zu Gesundheitsleistungen (z. B. Fitnessstudio, Sehhilfen)
Mobilitätsangebote (z. B. Fahrrad-Leasing)
Verpflegungspauschalen, die nicht über unseren Benefit Essenszuschuss abgerechnet werden können
Weiterbildungszuschüsse

Nicht als Benefit gewertet werden in der Regel:

Allgemeine Lohnbestandteile
Verpflichtende Arbeitgeberleistungen (z. B. Urlaubstage)
Erstattungen für bereits bestehende gesetzliche oder tarifliche Regelungen

2. Ist der Benefit budgetrelevant?

Jeder Custom Benefit muss mit einem Budgetwert versehen sein. Ein Benefit ohne finanziellen Rahmen oder ohne eine bestimmte Zuweisung von Mitteln kann nicht als Custom Benefit erstellt werden, da in dem Fall keine Zuweisung an die Mitarbeitenden erfolgen kann. Beispielhafte Budgetrelevanz:

Jährlicher Weiterbildungszuschuss von 500 €
Täglicher Aufwand für interne Verpflegungsleistungen, die nicht über unseren Benefit Essenszuschuss abgerechnet werden können, von 6 €
vermögenswirksame Leistungen

3. Kollidiert der Benefit mit anderen bestehenden Benefits?

Einige Benefits können sich gegenseitig einschränken oder ausschließen. Dies wird von uns im Rahmen der Plausibilitätsprüfung geprüft. Beispiele:

Mobilität: Wenn bereits ein Dienstwagen genutzt wird, kann kein ÖPNV-Zuschuss oder die Kilometer-Pauschale gewährt werden.
Verpflegung: Falls eine betriebseigene Kantine kostenlose Mahlzeiten anbietet, kann der Essenszuschuss gegebenenfalls nicht gewährt werden.
Sachbezug: Falls bestehende Benefits über den Sachbezug abgerechnet werden, muss der :pxtra-eigene Sachbezug entsprechend reduziert werden.

4. Sind die Angaben vollständig und korrekt?

Bitte stelle sicher, dass alle relevanten Informationen bei der Anlage eines Custom Benefits eingetragen sind, insbesondere:

Name des Benefits
Detaillierte Beschreibung und Header-Bild
ggf. Links zu externen Websites
Mögliche Einschränkungen oder Ersetzen von :pxtra- Benefit-Bausteinen
ggf. Angabe der Lohnarten-ID sofern der Benefit auch auf dem Payroll Export ausgewiesen werden soll

In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, dass wir Rückfragen an euch stellen, bevor wir einen Custom Benefit freigeben können, oder dass wir ggf. sogar einen Custom Benefit ablehnen müssen, da er den o.g. Kriterien nicht entspricht.

Fazit

Um eine schnelle Freigabe eures Custom Benefits zu ermöglichen, empfehlen wir, die oben genannten Punkte bereits bei der Einrichtung zu berücksichtigen. Falls du unsicher bist, ob euer Custom Benefit freigegeben werden kann oder weitere Fragen haben, steht dir unser Customer Support Team jederzeit via cm@pxtra.de zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, eure individuellen Benefit-Lösungen in unserer Plattform zu integrieren!