Ab sofort können alle Mitarbeitenden eingeladen werden, unabhängig davon, ob eine betriebliche E-Mail-Adresse vorliegt.
Mitarbeitende ohne Firmen-Mail registrieren sich stattdessen über einen personalisierten QR-Code und hinterlegen dabei ihre private E-Mail-Adresse. Das PDF mit dem QR-Code gibst du auf dem für dich passenden Weg weiter: digital teilen, ausdrucken und aushändigen oder postalisch versenden.
Was ändert sich für dich als Company Manager?
- Die E-Mail-Adresse ist beim Anlegen von Mitarbeitenden kein Pflichtfeld mehr
- Für Mitarbeitende ohne Firmen-Mail generieren wir automatisch individuelle PDFs, die du an die entsprechenden Mitarbeitenden weitergibst
- Die private E-Mail-Adresse deiner Mitarbeitenden ist zu keinem Zeitpunkt für dich in der Plattform sichtbar
Schritt 1: Mitarbeitenden-Stammdaten hochladen
Das Anlegen und Einladen von Mitarbeitern läuft wie gewohnt (Wie kann ich Mitarbeitende zu :pxtra einladen?). Das Feld für die E-Mail-Adresse lässt du einfach leer, falls keine vorliegt.
Schritt 2: Einladung starten
Sobald du die Einladung auslöst, öffnet sich ein neuer Dialog:
pxtra generiert für alle Mitarbeitenden ohne betriebliche E-Mail-Adresse ein individuelles PDF. Das PDF gibst du auf dem für dich passenden Weg weiter: digital teilen, ausdrucken und aushändigen, oder postalisch versenden.
⚠️ Wichtig: Jedes PDF ist personenbezogen und darf nur an die jeweils zugehörige Person gelangen, da QR-Code und Einmalcode zur eindeutigen Registrierung dieser Person führen.
Was enthält das PDF?
Jedes PDF enthält zwei gleichwertige Wege zur Registrierung:
- Einen persönlichen QR-Code – Scan startet den Registrierungsflow direkt auf dem Smartphone.
- Einen Einmalcode – für die manuelle Eingabe im Browser.
Beide Wege führen zum selben Ergebnis und lassen sich nur einmal für die Erstregistrierung nutzen.
Wie registrieren sich Mitarbeitende?
Nach dem Scan des QR-Codes oder der Eingabe des Einmalcodes durchlaufen Mitarbeitende folgenden Flow:
- Private E-Mail-Adresse eingeben
- Passwort vergeben
Nach Abschluss ist der Account aktiv und einsatzbereit.
Wie melden sich Mitarbeitende danach an?
Der Login erfolgt geräteunabhängig über:
- private E-Mail-Adresse und Passwort
- oder Single Sign-On
Ein erneuter QR-Code-Scan ist für den laufenden Login nicht nötig; der gilt ausschließlich für die einmalige Registrierung.
Datenschutz: Wer sieht die private E-Mail-Adresse?
Die private E-Mail-Adresse ist ausschließlich für pxtra als Plattformbetreiber sichtbar. Weder du als Company Manager noch andere Rollen im Unternehmen sehen diese Adresse in der Plattform. Das gilt unabhängig davon, welche Berechtigungen sonst vergeben sind.
Zugriff verloren: Was passiert, wenn Mitarbeitende sich nicht mehr anmelden können?
Hat eine/ein Mitarbeiter:in keinen Zugriff mehr auf die hinterlegte private E-Mail-Adresse, läuft die Wiederherstellung so ab:
- Die/der Mitarbeiter:in wendet sich an HR.
- HR stellt ein neues, personenbezogenes PDF in der Plattform aus.
- Die/der Mitarbeiter:in registriert sich mit einer neuen E-Mail Adresse
- Das bestehende Profil und die Einstellungen bleiben bestehen. Es wird lediglich eine neue E-Mail für den Login hinterlegt