Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist es wichtig, dass wir diese Information erhalten, damit wir entsprechend einen Offboarding-Prozess starten und die Benefits pünktlich beenden können, damit keine unnötigen Kosten auf eurer Seite entstehen.
Wie sieht der Offboarding-Prozess aus?
14 Tage vor dem hinterlegten Austrittsdatum erhält der/die Mitarbeiter:in eine E-Mail mit der Information, dass wir über den Austritt informiert wurden und er/sie bitte aus der App relevante Daten sichern soll, bspw. Gutscheine herunterladen.
Sobald das Austrittsdatum erreicht ist, wird der Status des Mitarbeitenden in der Plattform auf ehemalig gesetzt und die Benefits beendet. Somit werden die Benefits ab dem Monat nach dem Austritt nicht mehr ausgeführt.
Sollte die Person belegpflichtige Benefits genutzt haben (ÖPNV, Telefonkosten, Essenszuschuss) werden die Daten im Monat nach dem Austritt noch im Payroll-Export ausgewiesen, da die Abrechnung über die Gehaltsauszahlung hier aufgrund der Belegeinreichung bis zum 5. des Folgemonats immer um einen Monat verzögert erfolgt.
Wie melde ich den Austritt?
Es gibt zwei Möglichkeiten das Austrittsdatum an uns zu kommunizieren, abhängig von der Art, wie ihr die Mitarbeitenden-Daten in unser System importiert:
1. Mitarbeitenden Daten via manuellem- oder Excel-Import
Wenn ihr eure Mitarbeitenden-Daten manuell oder über einen Excel-Import in unser System importiert, könnt ihr das Austrittsdatum ganz einfach über das jeweilige Mitarbeitenden-Profil hinterlegen.
Geht dafür in der Plattform auf den Reiter Mitarbeitende und klickt das entsprechende Profil des Mitarbeitenden an (nutzt ggf. die Suchleiste oben rechts um die Person schneller zu finden).
Klickt nun im Mitarbeitenden-Profil in der Menüleiste links auf Stellendaten und hinterlegt mit Klick auf den Stift oben rechts das Austrittsdatum. Sobald ihr die Eingabe gespeichert habt, erfolgt die Übermittlung an uns und der oben beschriebene Offboarding-Prozess startet.
2. Mitarbeitenden Daten via HRIS-Sync
Wenn ihr eine Schnittstelle zu eurem HR-System gesetzt und angegeben habt, dass wir das Austrittsdatum aus dem System lesen dürfen, wird das Austrittsdatum automatisch an uns übermittelt.
Ihr habt die Möglichkeit über die Plattform zu kontrollieren, ob dies korrekt erfolgt ist, indem ihr euch das Mitarbeitenden-Profil in der Plattform aufruft und die Information unter dem Punkt Stellendaten (siehe Punkt 1. Mitarbeitenden Daten via manuellem- oder Excel-Import) prüft.
Sollte das Datum, trotz Eingabe in euer HR-System und Synchronisation nicht übermittelt worden sein, meldet euch bitte umgehend unter cm@pxtra.de, damit wir die Einstellungen prüfen und korrigieren können.
Ist das Datum korrekt in der Plattform übermittelt, erfolgt der oben beschriebe Offboarding-Prozess.